スキャンを外注する理由
どうして、スキャンを外注するのでしょうか？
答え・・・めんどうだし、手間がかかる から です。
電子化は「スキャナで、写真や文書などの原稿を読み込んで、
デジタルの画像データにする」ことです。
複合機にもスキャナ機能は、ついていますし、スキャンする行為は、
オフィスでは一般的になりました。
オフィスでスキャンする場合の手順
①ファイルから文書を取り出し、ホッチキスをはずし、
フセンをはずし、ファイル単位で揃える。
②スキャナにセットし、
データ形式、色、解像度の設定と保存先を指定する。
③スキャンを行う。
④保存したファイルを指定フォルダに移動し、名前を変更する。
⑤書類は、もとの状態に戻す。
⑥画像を確認し、必要であれば、取り直しを行う。
スキャナが高速化して、スキャンの時間が短縮できても、
手間が少なくなるわけではないのです。
社内で、特別な知識がなく、スキャンを正確に行うことは難しい。
電子化は、決めたルールに従って、該当フォルダに、
決められたルールに従った名前をつけて保存する必要があります。
保存先フォルダや、ファイル名を間違えると
永遠にファイルが見つからない可能性もあります。
スキャンもれをなくすこと、用紙の折れ、曲がり、不鮮明を修正するとなると、かなり時間とスキルが必要になります。
スキャン専門会社に委託するメリット
・人材を本来業務に集中させることができます。
・教育や指導のための時間と経費が不要です。
・アルバイトを雇う場合の採用にかかるコストが要りません。
・委託すると、機材の運用コスト（保守料）の削減も見込めます。
・専門的な知識とスキル、経験がありますので、高い品質のスキャンファイルを
スピーディに納品できます。
・書類の種類、現在の運用方法などから、使いやすい文書管理のご提案ができます。
